Pour de nombreuses personnes, la principale utilité du logiciel Excel est de nous aider à traiter des données et à réaliser des documents. Au-delà de cette fonction, Excel nous permet d’être mieux organisés dans la réalisation de nos projets privé et professionnel. Simple et facile à utiliser, il vous permet d’optimiser au mieux votre temps afin d’être plus productif. Comment planifier ses tâches avec Excel ? Zoom sur la question. Mais d’abord…
Qu’est-ce qu’une planification ?
C’est un grand classique lorsqu’on parle de gestion d’un projet. Ce terme désigne le procédé qui nous permet de découper et d’organiser nos tâches en attribuant à chacune d’elle le temps nécessaire pour sa réalisation. Comme le dit si bien Antoine de Saint Exupéry : « tout objectif sans plan n’est qu’un souhait » d’où, la nécessité de planifier ses tâches pour que l’objectif visé soit atteint.
Par ailleurs, la planification est également l’art de réaliser vos objectifs dans un domaine spécifique en déployant les ressources nécessaires, et ce sur une période donnée. Comme ce modèle pour 2021, c’est le meilleur moyen de faire la bonne activité au bon moment.
Que représente la planification des tâches dans un projet ?
La planification est en quelque sorte la photographie d’un projet. En d’autres termes, elle représente votre charge de travail pour les prochaines semaines ou mois. Attention, ne faites pas de confusion. La planification d’un projet n’est pas sa gestion encore moins sa réalisation. Elle intervient juste en amont de l’exécution de cette dernière. C’est d’une certaine manière le pré-mortem. En clair, la capacité de prévoir et d’ajuster en conséquence le temps alloué à chaque tâche pour une amélioration de l’efficacité de votre activité.
Comment ses tâches avec Excel ?
Pour réussir un projet, il faut avant tout s’organiser. C’est un point très essentiel dont vous ne pourrez passer outre si vous voulez éviter un fiasco. Cela dit, en tant que chef ou responsable de projet, il vous sera d’un grand secours que vous ayez à votre disposition, un outil qui vous facilitera la planification sans qu’aucun détail ne vous échappe. Pour cela, l’utilisation du diagramme de Gantt est plus appropriée. Ce dernier à plusieurs fonctionnalités qui vous permettront d’avoir le contrôle sur l’ensemble des tâches qui vous sont assignées.
Ceci dit, la maitrise de cet outil implique non seulement des connaissances assez pointues sur le diagramme en question, mais également sur son mode d’utilisation et de contrôle. Une bonne maitrise de cette fonction du logiciel Excel vous permettra d’organiser toutes les tâches que vous avez prévues pour les prochains mois en un laps de temps (soit quelques heures). Toutefois, durant chaque session n’oubliez pas d’enregistrer au risque de perdre certaines données vitales qui pourraient en cas d’absence bouleverser tout votre projet. De plus, vous devez faire preuve d’une grande prudence dans sa manipulation.
Pour mener à bien votre projet, et ce en toute quiétude vous savez d’ores et déjà avoir l’outil qui vous permettra de gérer parfaitement l’intégralité des travaux qui en découleront. Mieux encore, avec Excel vous avez la possibilité de personnaliser et d’organiser vos tâches en toute liberté.